Personvernerklæring

1.0 Hvem er OKHRMMR?

Opplæringskontoret for hotell, restaurant- og matfag, Møre og Romsdal (org.nr. 975 711 943) er et godkjent samarbeidsorgan for lærebedrifter. Kontaktadresse er Fabrikkvegen 13, 6415 Molde, og spørsmål om personvern kan sendes til post@matfag.org.

2. Når er OKHRM behandlingsansvarlig – og når er vi databehandler?

For oppgaver OKHRM utfører på vegne av en lærebedrift, er lærebedriften normalt behandlingsansvarlig og OKHRM databehandler. Dette gjelder typisk kontraktsadministrasjon, opplæringsdokumentasjon, avtalte oppfølgingsaktiviteter, kurs som er del av læreforholdet og oppmelding til fag-/svenneprøve. Lærebedriften beholder ansvaret for opplæringen og arbeidsforholdet.

OKHRM er selvstendig behandlingsansvarlig når vi bestemmer formålet med behandlingen selv. Dette gjelder blant annet medlems- og samarbeidsadministrasjon, nettsiden, kontaktforespørsler, Erasmus+/utenlandsprosjekter vi organiserer, bilder og publisering, egne ansatte, regnskap, leverandøroppfølging og informasjonssikkerhet.

Rettighetsforespørsler om læreforholdet

Hvis henvendelsen gjelder opplysninger OKHRMbehandler på vegne av lærebedriften, vil vi hjelpe deg og ved behov sendeforespørselen videre til riktig lærebedrift, som er behandlingsansvarlig forden behandlingen.

Lenke

3. Opplysninger vi behandler som databehandler for lærebedriften‍

Identitets- og kontaktopplysninger, inkludert fødselsnummer når dette er nødvendig for kontrakt, Vigo eller prøveadministrasjon.
Opplysninger om lærefag, lærebedrift, læretid, læreplan, progresjon og dokumentasjon av utført arbeid.
Lærekontrakt og midlertidig kopi av arbeidsavtale når dette er nødvendig for å kontrollere at arbeidsavtale er inngått før lærekontrakt opprettes/godkjennes.
Referater fra vurderings- og oppfølgingssamtaler, kursdeltakelse og nødvendige avklaringsnotater.
Særlige kategorier av personopplysninger behandles ikke rutinemessig. Hvis slike opplysninger unntaksvis er nødvendige, skal lærebedriften ha et særskilt behandlingsgrunnlag og gi OKHRM en dokumentert instruks.

Lærebedriften er ansvarlig for behandlingsgrunnlaget og informasjonen som gjelder denne delen av behandlingen. OKHRM behandler opplysningene etter databehandleravtale og dokumenterte instrukser.

‍

4. Behandlinger der OKHRM er behandlingsansvarlig

Formål

Opplysninger

Behandlingsgrunnlag

Lagring

Medlems- og samarbeidsadministrasjon

Navn, stilling, arbeidstelefon, e-post, bedrift og avtale-/kontaktopplysninger

GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f – berettiget interesse i å administrere samarbeidet med lærebedrifter. Der lovkrav gjelder, brukes bokstav c.

Kontaktdata oppdateres fortløpende og slettes når de ikke lenger er relevante. Avtaler/regnskapsdokumentasjon lagres etter lovkrav og dokumentasjonsbehov.

Henvendelser via nettside, e-post og telefon

Navn, kontaktopplysninger og innholdet i henvendelsen.

Art. 6 nr. 1 bokstav f for å kunne svare og følge opp; bokstav b når henvendelsen gjelder tiltak før avtaleinngåelse.

Normalt sletting innen 12 måneder etter at saken er avsluttet, med mindre videre lagring er nødvendig.

Erasmus+ og utenlandsopphold

Navn, kontaktopplysninger, lærefag, lærebedrift, motivasjon og nødvendig prosjekt-/reisedokumentasjon.

Art. 6 nr. 1 bokstav b og/eller f for søknad, utvelgelse og gjennomføring; bokstav c når dokumentasjon må oppbevares etter tilskudds-/regnskapskrav.

Søknader fra personer som ikke deltar slettes normalt innen 6 måneder etter endelig utvelgelse. Deltakerdokumentasjon beholdes etter krav i det aktuelle Erasmus+-prosjektet og slettes når dokumentasjonsbehovet er utløpt.

Bilder og video på nettside/sosiale medier

Bilde/video og eventuelt navn/tilknytning

Som hovedregel samtykke, art. 6 nr. 1 bokstav a, for identifiserbare personer som publiseres for profilering/kommunikasjon.

OKHRMs hovedregel er avpublisering/sletting senest etter 2 år, eller tidligere når samtykke trekkes tilbake og det ikke finnes annet gyldig grunnlag.

Kurs/arrangementer OKHRM organiserer for egne formål.

Navn, kontaktopplysninger, påmelding, fag/bedrift og deltakelse.

Art. 6 nr. 1 bokstav b eller f, avhengig av arrangementet.

Deltakerlister slettes når de ikke lenger er nødvendige for administrasjon eller dokumentasjon.

Ansatte, lønn og regnskap

Kontakt-, arbeidsforholds-, lønns-, bank-, skatte- og regnskapsopplysninger.

Art. 6 nr. 1 bokstav b og c. Eventuelle særlige kategorier behandles etter relevant grunnlag i art. 9 og arbeidsrettslige regler.

Etter gjeldende regnskaps-, skatte- og arbeidsrettslige oppbevaringsfrister.

Informasjonssikkerhet og leverandøroppfølging

Brukerkonto, tilgang, logger, kontakt- og avtaleopplysninger

Art. 6 nr. 1 bokstav f og c – sikre systemer, dokumentere etterlevelse og håndtere avvik.

Så lenge opplysningene er nødvendige for sikkerhet, dokumentasjon eller lovpålagte krav.

5. FagbrevIO, Vigo og andre mottakere

OKHRM bruker FagbrevIO fra Praktisk Utdanning AS til lærlingadministrasjon og opplæringsdokumentasjon. Når OKHRM selv er behandlingsansvarlig, er Praktisk Utdanning databehandler. Når OKHRM behandler opplysninger på vegne av en lærebedrift, brukes FagbrevIO som underdatabehandler i behandlingskjeden.

Vigo og fylkeskommunen brukes i forbindelse med blant annet lærekontrakter, godkjenning og prøveadministrasjon. Fylkeskommunen er selvstendig behandlingsansvarlig når den behandler opplysninger for sine lovpålagte oppgaver.

OKHRM bruker også Microsoft 365 Bedrift til e-post, Teams og virksomhetsadministrert dokumentlagring i SharePoint, PowerOffice og SMN Regnskapshuset til regnskaps-/lønnstjenester, og Webflow til nettsiden. Tilgang gis bare når det er nødvendig for den aktuelle tjenesten.

‍

6. Nettsiden, Webflow og skjemaer

Nettsiden www.matfag.org er bygget og driftet på Webflow. Når du besøker nettsiden, kan Webflow behandle tekniske opplysninger som IP-adresse, nettleser-/enhetsinformasjon og logger som er nødvendige for å levere og sikre tjenesten. Når du sender inn et skjema, behandles opplysningene du selv fyller inn.

Skjemaopplysninger skal bare brukes til formålet som er beskrevet ved skjemaet. Innsending skal ikke være avhengig av samtykke til markedsføring. Dersom OKHRM senere ønsker å sende frivillig informasjon om andre prosjekter eller markedsføring, innhentes et separat, frivillig samtykke.

OKHRM skal ikke aktivere analyse- eller markedsføringscookies som ikke er strengt nødvendige uten en gyldig samtykkeløsning. Eventuelle slike verktøy skal beskrives her før de tas i bruk.

‍

7. Overføring av opplysninger utenfor EØS

Noen leverandører kan behandle opplysninger utenfor EØS. Webflow opplyser at kunde- og sluttbrukerdata lagres i USA, og at overføringer blant annet støttes på EU–US Data Privacy Framework og EUs standard kontraktsklausuler. FagbrevIO-avtalen oppgir Twilio i USA for e-postutsendelser, med EUs standard kontraktsklausuler som overføringsgrunnlag. OKHRM følger leverandørenes underdatabehandlere og overføringsgrunnlag og vurderer tilleggstiltak når det er nødvendig.

‍

8. Lagring i Microsoft 365 og SharePoint

OKHRM lagrer dokumenter som inneholder personopplysninger i virksomhetsadministrert SharePoint via Microsoft 365 Bedrift. Tilgang styres gjennom virksomhetskontoer og gis etter tjenstlig behov. Private skylagringskontoer brukes ikke som lagringssted for personopplysninger.

‍

9. Bilder og sosiale medier

Når identifiserbare personer er hovedmotiv på bilder eller video som publiseres for å vise frem OKHRMs aktiviteter, innhenter vi som hovedregel dokumenterbart samtykke. Samtykket skal angi hvilke kanaler publiseringen gjelder og kan trekkes tilbake. Nettsiden lenker til Facebook og Instagram. Når du følger slike lenker, gjelder personvernreglene til den aktuelle tjenesten.

‍

10. Dine rettigheter

Rett til informasjon og innsyn i personopplysninger som gjelder deg.
Rett til retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger.
Rett til sletting eller begrensning når vilkårene i personvernregelverket er oppfylt.
Rett til å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse.
Rett til dataportabilitet når vilkårene gjelder.
Rett til å trekke tilbake et samtykke når behandlingen bygger på samtykke. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandlingen før samtykket ble trukket tilbake.

Kontakt oss på post@matfag.org. Dersom forespørselen gjelder en behandling der lærebedriften er behandlingsansvarlig, vil vi bistå og koordinere med lærebedriften.

‍

11. Klage

‍

12. Automatiserte avgjørelser

OKHRM bruker ikke automatiserte individuelle avgjørelser eller profilering som har rettsvirkning eller tilsvarende vesentlig betydning for den registrerte.

‍

13. Endringer i erklæringen

Personvernerklæringen oppdateres når behandlingsformål, systemer, leverandører eller regelverk endres. Gjeldende versjon publiseres på www.matfag.org.